سحر حسینی
سرپرستاران در برنامهریزی شیفت با چه چالشهایی روبهرو هستند؟
برای شناخت دقیقتر مسائل روزمره برنامهریزی شیفت، پرسشنامهای را میان ۱۵۰ سرپرستار شاغل در مراکز دولتی و غیردولتی اجرا کردیم. از آنان پرسیدیم: «بزرگترین چالش شما هنگام تنظیم برنامه شیفت کارکنان چیست؟»
نتایج نشان داد:
- کمبود نیرو و دشواری پوشش شیفتها: ۴۵٪
- تغییرات لحظهآخری برنامه: ۲۷٪
- برآوردهنشدن ترجیحات کارکنان و مشکلات تعویض شیفت: ۲۳٪
- سایر عوامل: ۵٪
حدود ۹۷ درصد پاسخدهندگان نیز معتقد بودند اختلال در برنامهریزی شیفت میتواند بر سلامت روان و روحیه کارکنان تأثیر بگذارد. مهمترین ابعاد این تأثیر عبارتاند از:
- رضایت از برنامه شیفت
- احساس عدالت در توزیع شیفتها
- میزان خستگی و کیفیت خواب
- تعادل میان کار و زندگی
- تمایل به ادامه فعالیت در بخش
شیفتام چگونه به این چالشها پاسخ میدهد؟
شیفتام با هدف سادهترکردن فرایند شیفتبندی و کاهش فشار کاری سرپرستاران طراحی شده است. این سامانه تلاش میکند چالشهای اصلی شناساییشده در پرسشنامه را با راهکارهایی عملی پوشش دهد.
۱. چیدمان خودکار و شناسایی کمبود نیرو
کمبود نیرو و پوششدادن تمام شیفتها، با ۴۵ درصد، مهمترین چالش گزارششده از سوی سرپرستاران بود.
در شیفتام، سرپرستار میتواند تعداد نیروهای موردنیاز هر شیفت، موقعیت شغلی کارکنان، ساعت شیفتها و قواعد بخش را تعریف کند. سامانه بر اساس این اطلاعات و درخواستهای ثبتشده کارکنان، برنامه اولیه را بهصورت خودکار تنظیم میکند و کمبودهای باقیمانده را به سرپرستار نشان میدهد.
بهاینترتیب، سرپرستار بهجای بررسی دستی تمام محدودیتها، میتواند بر بازبینی و اصلاح نهایی برنامه تمرکز کند. جزئیات این فرایند را میتوانید در صفحه شیفتام چگونه کار میکند ببینید یا آن را در دموی تعاملی شیفتام امتحان کنید.
۲. مدیریت شیفتهای خالی با Open Shift
«شیفت باز» یا Open Shift روشی برای تکمیل ظرفیتهای بدون پوشش است. شیفتام نیز از این روش برای مدیریت کمبودهای باقیمانده استفاده میکند.
پس از انتشار برنامه، ظرفیتهای بدون پوشش بهصورت شیفت باز در اختیار کارکنان واجد شرایط قرار میگیرند. کارکنان میتوانند برای پذیرش این شیفتها داوطلب شوند و سرپرستار نیز درخواست آنان را بررسی، تأیید یا رد کند.
این قابلیت میتواند نیاز به تماسهای مکرر با کارکنان را کاهش دهد و بهجای تحمیل اضافهکاری، فرصت پذیرش داوطلبانه شیفتهای بیشتر را فراهم کند. برخی کارکنان نیز ممکن است برای افزایش درآمد، تمایل به پذیرش این شیفتها داشته باشند.
۳. مدیریت تغییرات لحظهآخری
تغییرات لحظهآخری برنامه، با ۲۷ درصد، دومین چالش مهم سرپرستاران بود. غیبت، مرخصی، جابهجایی یا تغییر شرایط کارکنان میتواند برنامهای را که با دقت تنظیم شده است، در مدت کوتاهی دچار اختلال کند.
در شیفتام، برنامه در یک تقویم متمرکز و بهروز نگهداری میشود. درخواستهای مرخصی، تغییر شیفت و تعویض شیفت در همان سامانه ثبت و بررسی میشوند و کارکنان از نتیجه درخواستها و تغییرات برنامه از طریق اعلانها مطلع میشوند.
این فرایند، پراکندگی اطلاعات میان تماسهای تلفنی، پیامها و برگههای کاغذی را کاهش میدهد و احتمال بیاطلاعماندن کارکنان از تغییرات را کمتر میکند. کارکنان و مدیران میتوانند برای دسترسی آسانتر به برنامه و اعلانها، نسخه PWA شیفتام را روی موبایل نصب کنند.
۴. ثبت ترجیحات و درخواستهای کارکنان
برآوردهنشدن ترجیحات کارکنان و مشکلات تعویض شیفت، ۲۳ درصد پاسخها را به خود اختصاص داده بود.
در شیفتام، کارکنان میتوانند پیش از پایان مهلت تعیینشده، درخواست شیفت یا مرخصی خود را ثبت کنند. سرپرستار این درخواستها را پیش از انتشار نهایی برنامه بررسی میکند و سامانه نیز هنگام چیدمان خودکار، درخواستهای تأییدشده را در نظر میگیرد.
این روش، کارکنان را در فرایند برنامهریزی مشارکت میدهد؛ بدون آنکه کنترل نهایی برنامه از اختیار سرپرستار خارج شود. در مطلب چطور درخواستهای کاری خود را بهتر مطرح کنیم نیز نکاتی برای ثبت مؤثرتر درخواست مرخصی، تغییر ساعت و تعویض شیفت ارائه شده است.
۵. تعویض شیفت با تأیید سرپرستار
در شیفتام، کارکنان میتوانند درخواست تعویض شیفت را برای همکار موردنظر خود ارسال کنند. پس از موافقت طرفین، درخواست برای بررسی نهایی در اختیار سرپرستار قرار میگیرد.
این فرایند ضمن فراهمکردن انعطاف بیشتر برای کارکنان، از تغییرات غیررسمی و ثبتنشده جلوگیری میکند. در نتیجه، برنامه رسمی بخش همواره با وضعیت واقعی شیفتها هماهنگ باقی میماند.
۶. کنترل خستگی و رعایت زمان استراحت
اضافهکاری اجباری، توالی نامناسب شیفتها و استراحت ناکافی میتوانند به خستگی، کاهش انگیزه و نارضایتی کارکنان منجر شوند.
شیفتام در چیدمان خودکار میتواند قواعدی مانند جلوگیری از تخصیص شیفت صبح بلافاصله پس از شیفت عصر و اختصاص روز آف پس از شیفت شب را رعایت کند. این تنظیمات به کاهش الگوهای خستگیزا و حفظ زمان استراحت کارکنان کمک میکنند.
۷. توزیع عادلانه شیفتهای سنگین
شفافیت در تنظیم برنامه و تلاش برای توزیع عادلانه شیفتها میتواند احساس ارزشمندی و اعتماد را در کارکنان تقویت کند.
در شیفتام، امکان توزیع عادلانه شیفتهای سنگین، از جمله شبهای قبل از تعطیلات و شیفتهای روزهای تعطیل، در نظر گرفته شده است. سرپرستار همچنین میتواند برنامه را پیش از انتشار نهایی بررسی و در صورت نیاز اصلاح کند.
شفافترشدن فرایند برنامهریزی میتواند احتمال شکلگیری احساس تبعیض یا جانبداری را کاهش دهد و زمینه همکاری مؤثرتر پرستاران با سرپرستاران و مدیران پرستاری را فراهم کند. برای آشنایی با خطاهایی که میتوانند عدالت و کارایی برنامه را مختل کنند، مطلب ۱۰ اشتباه رایج مدیران در برنامهریزی شیفت کاری را بخوانید.
۸. تأیید مرحلهای و انتشار شفاف برنامه
شیفتام امکان تعیین مهلت ثبت درخواستهای کارکنان، تأیید اولیه برنامه و انتشار نهایی آن را فراهم میکند. در مرحله تأیید اولیه، درخواستها بررسی و کمبودهای احتمالی مشخص میشوند. پس از انجام اصلاحات و تکمیل برنامه، نسخه نهایی برای کارکنان منتشر میشود.
این فرایند مرحلهای باعث میشود تغییرات پیش از قطعیشدن برنامه مدیریت شوند و کارکنان بدانند کدام نسخه از برنامه اولیه و کدام نسخه نهایی است.
۹. گزارشهای مدیریتی
شیفتام اطلاعاتی مانند تعداد شیفتها، ساعات کار، شبکاری، تعطیلکاری، روزهای مرخصی و شیفتهای باز پذیرفتهشده را در قالب گزارشهای مدیریتی ارائه میکند.
این گزارشها به مدیران کمک میکنند توزیع شیفتها، میزان کارکرد و وضعیت نیروی انسانی را دقیقتر بررسی کنند و تصمیمهای بعدی را بر اساس دادههای ثبتشده بگیرند.
جمعبندی
شیفتبندی صرفاً پرکردن خانههای یک جدول نیست؛ بلکه مستقیماً با رضایت کارکنان، احساس عدالت، کیفیت خواب، تعادل کار و زندگی و تمایل آنان به ادامه همکاری ارتباط دارد.
شیفتام با ترکیب چیدمان خودکار، مدیریت درخواستها، شیفت باز، تعویض شیفت، کنترل خستگی، توزیع عادلانه شیفتهای سنگین، اعلان تغییرات و گزارشهای مدیریتی، تلاش میکند فرایند شیفتبندی را برای سرپرستاران سادهتر، شفافتر و منصفانهتر کند.
هدف شیفتام این است که سرپرستار زمان کمتری صرف حلکردن پیچیدگیهای جدول شیفت کند و زمان بیشتری برای مدیریت تیم و ارتقای کیفیت عملکرد بخش در اختیار داشته باشد.
